Een vacature voor administratief medewerker kan draaien om inkoopfacturen, personeelsdossiers of klantcontact. Uw vorige baan omvatte misschien alle drie. Geef de werkzaamheden die bij de nieuwe functie passen de meeste ruimte: factuurcontrole en boekingen voor een financiële functie, klantcontact en planning voor de frontoffice.

De aanvullende voorbeeldzinnen zijn fictief. Gebruik alleen werkzaamheden die u zelf hebt uitgevoerd en pas de formuleringen aan uw eigen ervaring aan.

6 administratief medewerker cv-voorbeelden per rol

Financiële administratie en factuurcontrole

Dit voorbeeld is bedoeld voor een functie met factuurverwerking, creditnota's en contact over betalingen.

Het verschil tussen invoer en factuurcontrole

• “Facturen verwerkt” laat open wat u deed. Vergelijking met een bestelling of pakbon is iets anders dan alleen gegevens overnemen.
• Bij een prijsverschil kan uw bijdrage zijn: “Vroeg de leverancier om een toelichting en hield bij of de creditnota was ontvangen.”
• Goedkeuring van betalingen hoort alleen in uw beschrijving als u daar zelf bevoegd voor was.

Salaris- en personeelsmutaties

Salarisondersteuning kan bestaan uit het verzamelen van urenstaten, het verwerken van verlof en het doorgeven van wijzigingen in dienstverbanden.

Gegevens aanleveren of zelf salarissen verwerken?

“Verantwoordelijk voor de salarisadministratie” is te ruim als u alleen gegevens aanleverde. In dat geval past: “Bundelde uren- en verlofmutaties voor de maandelijkse salarisverwerking en vroeg ontbrekende goedkeuringen op bij teamleiders.” De zelfstandige salarisverwerking kunt u apart noemen als die ook bij uw functie hoorde.

Frontoffice, mailbox en planning

Bij de frontoffice komen bezoekers, telefoontjes, e-mails en agenda-afspraken samen.

Ook een terugbelverzoek heeft een vervolg

• “Telefonisch klantcontact” zegt nog niet hoe een verzoek bij de juiste collega terechtkwam.
• Een bruikbare aanvulling: “Hield terugbelverzoeken bij in een gedeelde actielijst, met de naam van de behandelaar en de afgesproken datum.”
• Bij agendabeheer maakt het uit wat u plande. Spreekuren, vergaderruimtes en afspraken voor een buitendienstteam zijn verschillende taken.

Starter zonder vaste kantoorervaring

Dit profiel biedt een vertrekpunt voor een eerste kantoorfunctie, met ruimte voor opleiding, stage en bijbanen.

Administratieve taken uit een horecabijbaan

Een reservering aannemen is ook gegevens vastleggen. Bij een horecabijbaan kan dus staan: “Noteerde groepsreserveringen, bevestigde afspraken per e-mail en werkte wijzigingen bij in het reserveringssysteem.” Uw functietitel blijft die van de bijbaan. De toelichting legt het accent op de taken die aansluiten op kantoorwerk.

HR- en personeelsadministratie

Bij HR-administratie gaat het bijvoorbeeld om contractstukken, verlofregistratie en het bijhouden van personeelsdossiers.

Uw aandeel in een contractverlenging

• “Verwerkte contractverlengingen” kan slaan op documenten klaarzetten, wijzigingen invoeren of getekende stukken opvragen. Die handelingen hoeven niet allemaal bij dezelfde medewerker te liggen.
• Bij een ondersteunende rol past: “Bereidde contractverlengingen voor op basis van goedgekeurde mutaties en hield bij welke ondertekende documenten nog ontbraken.”
• Zo blijft duidelijk dat u de administratie verzorgde, zonder te suggereren dat u over de verlenging zelf besliste.

Meertalige administratie

Deze variant is bedoeld voor administratieve functies met correspondentie en gesprekken in meer dan één taal.

E-mailen en telefoneren in een andere taal

U kunt vlot Engelse e-mails schrijven en toch moeite hebben met een onverwacht telefoontje. Met “Engels: dagelijkse e-mailcorrespondentie; eenvoudige telefoongesprekken” geeft u dat verschil aan. Bij een vacature met veel telefonisch contact kunt u toevoegen welke gesprekken u al voerde, bijvoorbeeld over leveringen of afspraken.

Van binnenkomst tot afhandeling

Soms blijft een taakomschrijving vaag omdat u meerdere stappen samenneemt. “Dossierbeheer” kan betekenen dat u documenten opslaat, maar ook dat u ontbrekende stukken opvraagt of versies controleert. Kies uit zo'n werkproces de handelingen die echt bij uw rol hoorden.

Een profiel dat bij uw ervaring past

Houd het profiel bij twee of drie zinnen over uw ervaring en het soort werk waarop u solliciteert. De details komen bij uw functies. Een rij eigenschappen als “flexibel” en “stressbestendig” kunt u meestal schrappen: er staat nog niets over uw administratieve ervaring.

Werkervaring: van taak naar concrete cv-regel

Per recente functie zijn drie of vier goed gekozen bullets een bruikbaar uitgangspunt. Begin met een werkwoord en vul aan wat de lezer nodig heeft om uw taak te begrijpen. Een systeemnaam helpt soms, een aantal ook. U hoeft ze niet in iedere regel te combineren.

Bij mailboxbeheer is vooral relevant welke vragen u zelf afhandelde. Bij planning zijn het programma en de betrokkenen al een bruikbare toelichting. Voeg geen percentage toe als u daar geen betrouwbare gegevens voor hebt.

Waar zet u een stage of schoolproject?

Een schoolopdracht hoort onder “Opleiding” of “Projecten”. Een stage kan bij “Werkervaring”, met “stagiair” in de functietitel. Zo blijft zichtbaar in welke omstandigheden u de taken hebt uitgevoerd. Beschrijf bijvoorbeeld het inschrijven van deelnemers voor een schoolactiviteit, met de lijst of het systeem dat u daarvoor bijhield.

Softwarekennis die u kunt toelichten

“Microsoft 365” is breed. Beheerde u gedeelde agenda's, maakte u overzichten in Excel of werkte u vooral in Word? Zet bij de programma's die voor de vacature belangrijk zijn een paar woorden over uw gebruik.

Opleiding en cursussen

Noteer de officiële opleidingsnaam, de onderwijsinstelling en het jaar waarin u het diploma behaalde. Volgt u de opleiding nog, vermeld dan “in opleiding” met een verwachte einddatum.

Een cursus boekhouden, loonadministratie of software krijgt ruimte wanneer die bij de vacature aansluit. Na meerdere jaren relevante werkervaring volstaan vaak de cursusnaam, aanbieder en het jaar. Aan het begin van uw loopbaan kunt u juist een relevant praktijkonderdeel uitlichten.

Talen en aanvullende taken

Zet uw talen met een niveau of gebruiksomschrijving in een eigen rubriek. Terugkerende taken, zoals notuleren bij teamoverleggen of nieuwe collega's wegwijs maken, passen bij de betreffende functie. Een BHV-certificaat kunt u onder “Certificaten” vermelden, met de datum waarop u het behaalde.

Laatste check vóór u het cv verstuurt

• Controleer functietitels en maand- en jaartallen. Laat bij tijdelijke opdrachten zien wanneer en bij welke organisatie u werkte.
• Gebruik het gevraagde bestandsformaat en open het definitieve bestand nog een keer. Controleer of koppen, datums en opsommingen op de juiste plaats staan.
• Verwijder klantnamen, gegevens van andere medewerkers en interne dossiernummers uit uw voorbeelden.